Setelah menyelesaikan pendidikan di luar negeri, baik diploma, sarjana maupun doctor (S-1, S-2 dan S-3) bahkan postdocotoral, sebagai warga negara Indonesia kita diharuskan melakukan penyetaraan ijazah di Kementerian Pendidikan Nasional, tepatnya di Ditjen Akademik Dikti. Aturan ini tidak hanya untuk pegawai negeri sipil (PNS) tetapi untuk semua lulusan perguruan tinggi luar negeri. (Ternyata, penyetaraan ijazah tidak wajib, kecuali dibutuhkan oleh tempat kita bekerja atau digunakan untuk melamar pekerjaan yang kemudian tempat kita melamar kerja itu, mensyaratkan ijazah yang disetarakan. Menurut situs Dikti, penyetaraan ijazah bukanlah sesuatu yang wajib dan dimaksudkan hanya untuk menyesuaikan ijazah dari luar negeri itu, dengan jenjang pendidikan di dalam negeri… jadi nggak wajib kok. Cuma menurut saya, tetep aja, lebih baik disetarakan begitu kembali ke tanah air…mumpung masih fresh 
…di-update 23 Agustus 2011)
Proses penyetaraan ijazah ini cukup mudah, asalkan syarat-syaratnya sudah kita penuhi. Langkah pertama yang harus kita lakukan adalah membuka website beralamat ini :
http://ijazahln.dikti.go.id/v4/
kemudian kita harus mendaftar dengan membuka pilihan “Pendaftaran Pengusul Baru” New Account. Setelah kita isi semua data dengan benar, kita pilih “Tambah”.
Selanjutnya, kita harus kembali lagi ke pilihan “Daftar/Login” dengan kemudian mengisikan username dan password. Berikutnya, kita harus mengisi data pribadi kita sesuai dengan yang tersedia. Siapkan data-data yang diperlukan seperti alamat Universitas kita, tanggal kelulusan, nomor ijazah juga data mengenai pendidikan SMA dan S-1 kita, atau S-2 bagi yang akan menyetarakan ijazah S-3nya. Setelah itu selesai, pastikan kita mengecek lagi data-data yang kita masukkan kemudian setelah selesai, kita klik perintah selanjutnya… dan akan muncul informasi mengenai nomor registrasi kita.
Dengan nomor registrasi inilah, kita mendatangi Kantor Ditjen Akademik di Jalan Pintu Satu Senayan Jakarta, tepatnya di Gedung D di Lingkungan Kementerian Pendidikan Nasiona Jakarta.
Syarat-syarat yang harus kita bawa (ASLI dan FOTOKOPI-nya) adalah :
1. Ijazah yang akan disetarakan (Ijazah yang tidak berbahasa Inggris, Belanda,
Perancis dan Jerman harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris dan disahkan oleh Kedutaan Besar Negara tempat belajar atau penterjemah resmi).
2. Ijazah jenjang sebelumnya;
3. Transkrip nilai (Transcript of Records selama belajar di luar negeri) harus dalam Bahasa Inggris;
4. Disertasi (untuk S-3) / Tesis (untuk S-2) / Tugas Akhir atau Skripsi (untuk S-1) versi lengkap dibawa serta dan diberikan kepada petugas Ijazah Luar Negeri dan apabila bahasa yang digunakan bukan bahasa Inggris, wajib melampirkan terjemahan dalam bahasa Inggris yang meliputi:
i. Title page
ii. Abstract
iii. Conclusion
5. Pasport dan student visa selama belajar di luar negeri (in-out ke negara tersebut dilampirkan);
6. Pas foto terbaru ukuran 3×4 cm (3 lembar untuk masing-masing ijazah);
7. Nomor registrasi;
8. Surat tugas belajar (wajib bagi PNS);
9. Surat perjanjian dari sponsor (bagi karyawan swasta);
Berapa lama prosesnya setiba kita di Gedung D lantai 7 ini? Hmmm, tergantung yaa.. tergantung dari banyak tidaknya yang datang untuk tujuan yang sama dengan kita; tergantung juga apakah para pendaftar sebelum kita syarat-syaratnya terpenuhi semua atau tidak… Tapi rata-rata per orang akan membutuhkan waktu sekitar 10-20 menit. Jadi kalo kita mengantre sekian orang, dihitung saja. Sebagian orang, datang dengan membawa berkas kurang lengkap, atau pemeriksaannya memang perlu waktu lama sebab universitasnya belum pernah disetarakan sebelumnya dan sebagainya. Karena itu, waktu per orang bisa bervariasi tergantung berbagai hal.
Pengalamanku sendiri dua bulan lalu, aku hanya perlu waktu sekitar 10 menit… Tapi ternyata, tetep ada berkas yang kurang, yaitu fotokopi bukti in-out Australia di passport. Aku tak membaca informasi dengan seksama, aku pikir hanya perlu fotokopi passport dan visa saja, ternyata ada dalam kurung…”sertakan in-out ke negara tersebut dilampirkan”. Jadinya, aku kemarin sempet ke Gedung B (lokasi koperasi yang menyediakan jasa fotokopi) untuk memfotokopi dua lembar itu… Syarat lainnya, aku dah OK.. bahkan buku katalog Griffith Uni yang aku bawa, dikembalikan oleh ibu pemeriksa, karena katanya GU sudah disetarakan.. Alhamdulillah. Artinya, proses penyetaraan ijazah ini hanya berlangsung 1-2 hari saja…makanya ibu pemeriksa itu berkata,”Dicek di website minggu depan ya”.
Maksudnya, aku harus mengecek ke website Diknas di atas, dengan mencocokkan nomor registrasiku. Makanya, jangan sampai hilang atau lupa nomor registrasi tersebut. Setelah ada informasi bahwa penyetaraan ijazah kita sudah selesai, kita harus kembali lagi ke Diknas untuk mengambil berkas tersebut. Jika tak bisa datang sendiri, bisa dikuasakan dengan menulis surat di atas materai Rp 6.000,00.
Oiya, setelah berkas kita dinyatakan lengkap, ibu pemeriksa akan mencetak selembar kertas keterangan yang kelak digunakan untuk mengambil ijazah hasil penyetaraan itu. Jika diwakilkan, pastikan orang yang mewakili kita juga membawa selembar kertas keterangan itu, selain surat kuasa.
Persoalan muncul ketika kita datang pertama kalinya, disuruh masuk ke ruangan penyetaraan ijazah, dan sebagian kita akan bersikap kayak orang bingung. Sebab tak ada informasi mengenai meja mana yang musti kita tuju, dan sudah di antrean berapa kita ini. Resepsionis di lantai 7 akan memberi kita nomor, tetapi di ruangan yang dituju, tak ada informasi mengenai kegunaan nomor tersebut 
jadilah, kita celingukan atau bertanya ke sebelah kiri dan kanan kita, “bapak nomor berapa?” atau “mbak nomor berapa?” kemudian kita menyesuaikan diri deh… jangan sekali-kali ingin menyerobot, sebab semua orang juga menunggu…
Satu petunjuk yang aku simpulkan adalah, bagi yang baru datang, mau menyetarakan ijazah, maka meja yang dituju adalah meja paling ujung.. paling jauh dari pintu masuk. Sementara meja paling dekat dengan pintu masuk adalah bagi mereka yang akan mengambil ijazah yang sudah disetarakan. Jadi jangan salah yaa…hehehe
Ada satu lagi meja, yakni meja tengah.. aku tak tahu, apa fungsinya dan siapa yang duduk di situ. Ketika aku datang kemarin, meja tersebut kosong. Sempat terjadi kerusakan sistem komputer di meja paling ujung yang waktu itu petugasnya seorang ibu berkerudung, nah beliau kemudian pindah ke meja tengah itu..untuk memeriksa berkas-berkas dari para pengusul.
Bagaimana kalo kita mengalami kesulitan saat akan registrasi online? Jangan khawatir, kita bisa langsung datang ke sini..ke Gedung D lantai 7 ini, tapi yang kita tuju setelah resepsionis adalah komputer di ruangan sebelah ruang penyetaraan ijazah itu. Ada tersedia satu unit komputer yang bisa kita gunakan untuk daftar online… Sebab tanpa kita melakukan pendaftaran online dan mendapatkan nomor registrasi, kita tak akan dilayani oleh petugas di ruang penyetaraan ijazah itu… Kalau ada kesulitan untuk mendaftar online di komputer tersebut, kita bisa bertanya kepada petugas di sana.
Memang tak ada yang khusus menunggui, tapi ada petugas yang bisa kita tanya… Proses registrasi online ini pun hanya sekitar 10 menit kok, kalo dokumen kita lengkap… Karena itu, ada baiknya kita sudah mendaftar online sejak dari rumah.. jadi nggak ribet lagi.. Setelah terdaftar secara online, barulah kita masuk ke dalam ruang penyetaraan ijazah itu, dan menunggu giliran bertemu petugas..
Aku sendiri mengalami kesulitan saat registrasi online di rumah. Karena namaku kan pake tanda apostrofi “’” sehingga ternyata tak bisa dibaca oleh komputernya. Makanya aku datang ke Diknas kemariin dengan membawa masalah… Alhamdulillah, setelah mengulang proses registrasi dibantu oleh petugas, aku bisa terdaftar.. dan menuju ruang penyetaraan ijazah setelah itu.
Satu hal lagi, jangan lupa, “form berkas tamu” dari petugas resepsionis di lantai 1, sebelum lift, harus diparaf juga oleh petugas… soalnya form itu harus kita kembalikan ketika kita meninggalkan gedung D tersebut.
So, gampang-gampang susah untuk menyetarakan ijazah ini hehehe…
Bakalan susah kalo syaratnya belum lengkap dan datang dalam keadaan terburu-buru, tapi bakalan mudah kalo kita sudah siap dengan semua persyaratan….serta siap untuk mengantre..
Oiya, sebaiknya datang pagi deh.. soalnya jam kerjanya cuma jam 9 pagi sampe jam 12 siang dan dilanjutkan jam 13 sampe jam 14 dan hanya Senin sampai Kamis aja. Kalo cuma kita yang datang sih, nggak masalah…tapi ternyata banyak lho yang datang setiap hari.. itu sebabnya terjadi antrean…
Kayak aku waktu itu, karena sesuatu dan lain hal, aku baru tiba di kantor tersebut jam 11 siang… dan ternyata cukup banyak orang sebelum aku.. jadi aku kebagian sekitar jam 12 siang.. pas mau istirahat makan siang. Aku sudah membayangkan, bakalan menunggu sejam soalnya si ibu mau istirahat dulu.. tapi Alhamdulillah, ternyata si ibu nya bersedia menunda makan siangnya… atau mungkin si ibu sedang puasa Senin ya Apapun, Alhamdulillah.. aku jauh-jauh datang dari Bandung, bisa langsung diterima… setengah jam kemudian aku beres urusan, termasuk fotokopi passport yang kurang itu…
Ternyata, jadinya SK penyetaraan ijazahku memakan waktu sekitar 7 minggu.. padahal kan katanya Cuma seminggu atau dua minggu. Hehehe..jadi bersabar yaa.. Dan jangan lupa, untuk tahu apakah SK kita sudah selesai diproses atau belum, harus cek di website.. makanya, jangan sampai nggak mencatat nomor register kita saat mendaftar pertama kali.
Lalu, saat kita mengambil SK tersebut, bisa sekalian kita minta legalisir. Tapi kita harus fotokopi sendiri… setelah fotokopi, balik lagi ke meja yang melayani kita mengambil SK tersebut dan menyerahkan fotokopi tersebut. Yang diizinkan hanya lima lembar saja. Jadinya, dua hari kemudian. Tapi kalau kita dari luar kota, ada opsi untuk minta dikirimkan ke alamat kita, tapi harus ngasi ongkos kirim yang jumlahnya,”Nggak tau..kita kirim pakai kilat khusus. Kalau mau masukkan saja uangnya ke dalam amplop ini (diserahkanlah amplop coklat kepadaku), dan tulis alamatnya,” ujar petugasnya. Haduhhh, berapa dong? Ya udah, aku inget, kalo kirim dari bandung-Jakarta pake pos kilat khusus adalah 10 ribu rupiah rata-2. Jadi aku lebihin sedikitlah…sebodo, apa cukup atau enggak, abis nggak nyebutin..dan aku ga mau dibilang nyogok atau sejenisnya…
Komentar Terakhir